Schlanke Administration: MMA für mehr Produktivität im Büro

Produktivität im Büro: Schlanke Abläufe in der Administration durch eine Multi-Moment-Analyse (MMA). Foto: Shutterstock

Administrative Prozesse bergen wertvolles Optimierungspotential. In der klassischen Produktion wird Verschwendung durch Beobachtung identifiziert. Bei „Wissensarbeitern“, die mit Daten und Rechner arbeiten, funktioniert dies nicht. Hier setzt die Multi-Moment-Analyse (MMA) für indirekte Bereiche an. Eine MMA offenbart nicht-wertschöpfende Tätigkeiten in Büros, Verwaltungen und dienstleistenden Unternehmen. Die statistische Methode ist ein Instrument des Lean Managements. Sie identifiziert Verschwendung und sorgt dafür, dass die sogenannte „notwendige Verschwendung“ minimiert und überflüssige administrative Prozesse vermieden werden können.

Effektive Transformation: Nicht-wertschöpfende Aktivitäten werden zu Wertschöpfung. Grafik: Lean Group

Insbesondere auf der führenden Management-Ebene oder auch in standortübergreifenden Organisationen lohnt sich der differenzierende Blick auf die administrativen Aktivitäten. „Hier ist es erfahrungsgemäß deutlich effektiver, wenn wir nicht-wertschöpfende Tätigkeiten in Wertschöpfung verwandeln, als wenn wir uns auf die Verbesserung der wertschöpfenden Tätigkeiten allein konzentrieren“, sagt Lean-Group-Berater Shishir Ballal.

Effizienzverluste durch überflüssige Aktivitäten. Grafik: Lean Group

Die benötigten Daten werden über einen signifikanten Zeitraum statistisch erhoben und in einer MMA-Matrix erfasst. Die Teilnehmer notieren anhand konkreter Fragen an zufällig gewählten Zeitpunkten die Art und Dauer ihrer Tätigkeiten. Dafür nutzen sie ein Zahlensystem in vorgefertigten Tabellen. Die Analyse dieser detaillierten und somit extrem umfangreichen Datensammlung liefert ein Abbild aller regelmäßigen Arbeitsschritte und ihres Zeitaufwands in den indirekten Bereichen des Unternehmens. Sie zeigt, welche Prozesse im Anschluss schlanker und besser organisiert werden können.

Mögliche Verbesserungsziele nach einer Multi-Moment-Analyse. Grafik: Lean Group

Das Lean-Konzept kennt verschiedene Arten der Verschwendung. Im Büro zählen beispielsweise Wartezeiten, ineffiziente Meetings, überflüssiger Emailverkehr, unübersichtliche Ablagesysteme und die langwierige Suche nach Informationen dazu. Hier eingesparte Zeit kann wertschöpfend, beispielsweise in der Konstruktion, eingesetzt werden. „In Büros und Verwaltung kommt sogar noch eine weitere Dimension der Verschwendung ins Spiel“, sagt Shishir Ballal. „Die Verschwendung durch nicht ausgelastete Menschen.“ Sinnvolle Strukturen sehen vor, die Fähigkeiten und die Intelligenz der Mitarbeiter optimal zu nutzen. Nach einer Multi-Moment-Analyse können Verantwortungen effizienter zugeteilt, Kompetenzen produktiver eingesetzt und unternehmerische Ziele schneller erreicht werden.