Effizienz im Gesundheitswesen: Ein Krankenhaus geht neue Wege
Ein führendes Krankenhaus stand vor großen Herausforderungen. Trotz hoher Patientenzahlen und starker Auslastung kämpfte das Krankenhaus mit langen Wartezeiten und steigenden Kosten. Ärzte und Pflegekräfte waren überlastet mit zahlreichen administrativen Aufgaben und einer ausufernden internen und externen Koordination. Diese Ineffizienzen führten zu erheblichen Zeitverlusten, Doppelarbeiten und vielen iterativen Prozessschleifen. Umfragen zeigten eine spürbare Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft, was sich in steigenden Krankenständen und einer höheren Fluktuation äußerte. Zweifel an der Glaubwürdigkeit der Verwaltungsleitung wurden laut: „Ihr sagt immer, dass es bald besser wird, aber es passiert nichts!“ Daraufhin entschloss sich die Krankenhausleitung zu reagieren.
Ein umfassender Analyseprozess, der Multi-Moment-Analysen (MMA), Work-Pressure-Analysen (WPA), Kalenderanalysen und andere Methoden umfasste, deckte die Hauptursachen dieser Ineffizienzen auf. Die dringendsten Probleme lagen im hohen Planungsaufwand, den administrativen Tätigkeiten und den zahlreichen Abstimmungsmeetings, die einen Großteil der Arbeitszeit der teuren medizinischen Ressourcen beanspruchten. Dies reduzierte die Zeit für wertschöpfende Patientenversorgung erheblich. Auch Facility Management und Küchenprozesse wurden analysiert, da diese Bereiche ebenfalls zu erheblichen Verzögerungen und Ineffizienzen führten.
Die Multi-Moment-Analyse (MMA) erfasst und analysiert die Arbeitszeitverwendung. Mithilfe einer Stichprobenmethode werden regelmäßig zufällige, vorgegebene Zeitpunkte ausgewählt, um festzustellen, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter gerade ausführen. Dabei werden neben der Tätigkeit auch Verschwendungen notiert, z. B. IT-Probleme, Wartezeiten oder Fehlerkorrekturen. Pro Tag werden ca. 10-15 Zeitpunkte notiert, und die Erfassung erstreckt sich in der Regel über zwei Wochen. Für den einzelnen Mitarbeiter bedeutet dies nicht mehr als 10 Minuten zusätzlichen Aufwand pro Tag. Die Daten werden anonymisiert und zentral aggregiert, um ein präzises Bild der Zeitverwendung im Krankenhaus zu erhalten. Die Ergebnisse bieten konkrete Hinweise auf Optimierungsschwerpunkte.
Die Work-Pressure-Analyse (WPA) bewertet die tägliche Arbeitsbelastung und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Täglich notiert der Mitarbeiter am Ende seines Tages, ob es für ihn ein erfolgreicher Arbeitstag war oder ob er durch verschiedene Einflussgrößen in seiner Arbeitsproduktivität gestört wurde. Durch die Erhebung und Analyse von Daten zu Arbeitszeiten, Überstunden und subjektivem Belastungsempfinden werden Überlastungen und Unzufriedenheiten erkannt. Diese Methode ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und zur Reduzierung von Stressfaktoren zu entwickeln.
Beim Shadowing begleitet ein Beobachter einen Mitarbeiter während seines Arbeitsalltages, um ein tiefes Verständnis der tatsächlichen Arbeitsabläufe und Herausforderungen zu gewinnen. Diese Methode ermöglicht praktische Einblicke in die täglichen Tätigkeiten und identifiziert potenzielle Verbesserungsansätze direkt vor Ort.
Mit Hilfe zahlreicher Interviews und Shadowings über alle Fachbereiche und Hierarchien erhielten die Experten ein tiefes Verständnis der täglichen Abläufe und Herausforderungen. Daraufhin wurden gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung entwickelt und priorisiert, darunter eine deutliche Verschlankung der Kommunikationsprozesse und -formate sowie die Einführung neuer schlanker und digitaler Prozesse.
Durch die Implementierung dieser Maßnahmen konnte das Krankenhaus seine Effizienz erheblich steigern. Die Reduzierung des administrativen Aufwands und die Optimierung der Kommunikationsprozesse führten zu einer Verkürzung der Wartezeiten um 20% und einer Reduzierung der Arbeitsstunden um 15%. Auch die Prozesse im Facility Management und in der Krankenhausküche wurden deutlich verbessert, was zu einer schnelleren und effizienteren Versorgung der Patienten führte. Insgesamt führten die verschiedenen Ansätze zu einer Verdopplung der Wertschöpfung in der operativen Patientenversorgung. Aufgrund der höheren Termintreue und verbesserten Qualität in der Patientenversorgung stieg die Patientenzufriedenheit deutlich an.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch eine Variation von Analysemethoden ineffiziente Prozesse und Arbeitsweisen zuverlässig identifiziert werden können, um anschließend die Verbesserungsmaßnahmen festzulegen. Das anonymisierte Verfahren fördert die Offenheit aller Interessengruppen zur Analyse der Arbeitsbelastung und Effizienz und unterstützt die Umsetzung der Maßnahmen. Die individuelle Analyse der Arbeitsweise ermöglicht es den Teilnehmern, oft selbständig signifikante Verbesserungen zu erzielen.